GTD, Produtividade

Recomendação de Produtividade – use bem uma Agenda

agendaComo aficcionado do sistema GTD (*) de organização das tarefas no tempo (e não de organização do tempo, pois o tempo não se organiza, o tempo se aproveita), sempre digo que usar bem uma agenda é essencial. E fico impressionado com a quantidade de pessoas que não usam – e até se gabam – de não ter uma agenda.

Seja de papel ou virtual, no celular, tablet ou computador, uma agenda não serve apenas para memória de compromissos, mas também para planejar objetivos e metas. Manter todas as informações na cabeça não é “orgulho de ter boa memória”. Ao contrário, é uma atitude pouco profissional, pois não se está usando os bons recursos de um planejamento das atividades.

As pesquisas sobre o cérebro humano já atestaram que conseguimos manter ao mesmo tempo cerca de seis a doze atividades. Se, por acaso, a lista de atividades em foco na consciência crescer mais do que isso, você terá que ficar alternando rapidamente de prioridades na cabeça. E a sua mente que poderia estar sendo bem aproveitada em fazer coisas criativas e ter espaço para pensar coisas novas fica excessivamente focada em ser repetitiva e ficar perpetuamente se lembrando daquilo que você tem que fazer… Por mais acostumado que esteja em fazer isso, pode ter a certeza: não é uma boa prática.

Quando digo isso, já recebi o questionamento de que usar agenda para anotar tudo dá muito trabalho. Sim, dá. Mas vale a pena, pois a alternativa é não saber para aonde a vida lhe está levando. A palavra escrita tem um poder especial de direcionar nossa atenção e compreensão e também nos ajudar a entender melhor a nós mesmos e nossas emoções. Escreva o que você faz e acabará descobrindo aquilo que você é.

Então, qual é a melhor forma de usar uma agenda? Eu diria que o melhor não é usar uma, mas usar duas. Uma delas é chamada Compromissos. E a outra é chamada Diário. Os nomes já são bem intuitivos, não?

A Agenda Compromissos serve para listar aquilo que se tem a fazer no futuro. Serve para que mantenhamos um controle não só de horários que estamos compromissados com os outros, mas também aqueles que estamos compromissados conosco mesmo. Alocar horários para nossas próprias atividades pessoais é muito importante.

E a Agenda Diário serve para listar aquilo que já se fez, como memória de execução. Muita gente não anota isso de forma clara e perde uma compreensão melhor do que aprendeu com as circunstâncias passadas, das etapas já vencidas, das demandas já entregues, dos acordos e compromissos feitos – e da palavra empenhada… No futuro, se precisar preencher um relatório, terá que fazer um enorme esforço mental, apenas por não ter parado alguns minutos e não ter anotado o que fez.

Manter “tudo de cabeça”, seja o futuro (Agenda Compromissos) quanto o passado (Agenda Diário) é abrir a guarda para problemas. Não é por não confiar na memória que se deve usar agenda; é sim para termos fatos e dados objetivos bem registrados que permitam, na prática, saber exatamente o que se fez antes e como aprimorar a execução no futuro. E é aproveitar melhor a própria experiência.

Na prática, anotar tudo em papel não é muito confortável. Prefiro sistemas digitais – se possível, online, para não depender de um aparelho que pode quebrar, ficar sem energia, ser perdido etc.

O que faço atualmente é usar o próprio sistema do Google Tarefas que fica embutido do Gmail, também conhecido como GTasks. Há centenas de sistemas, mas tenho predileção por este, se o objetivo é anotar atividades individuais. Se for um trabalho de equipe, isto é tema para outro artigo.

Uso através do computador ou através de um aplicativo para celular Android intitulado também “GTasks”, que considero um dos melhores para fazer a interface celular com esta função do Google.

Veja no Play Store – https://play.google.com/store/apps/details?id=org.dayup.gtask

No GTasks criei sete listas: Trabalho, Pessoal, Diário, Talvez, Referências Pessoais e Referências de Trabalho.

Veja abaixo:

Uso do GTasks3

Os nomes já dizem tudo. Vou fazendo as atividades através das listas de ações “Trabalho” e “Pessoal” a serem realizadas em diferentes ambientes (ou contextos, como é chamado técnicamente no GTD). Prefiro não multiplicar demais as listas, mas há pessoas que preferem detalhar em mais listas, tais como “Rua”, “Carro”, “Academia” etc. Fica a critério de cada um. Coloco na data prevista de execução. Se houver um prazo final, coloco na anotação interna da tarefa.

As listas “Referências” servem quando quero manter informações úteis que podem ser reaproveitadas depois. São o meu arquivo de informações. O que faço é retirar a data de vencimento e apenas guardo a tarefa, para pesquisar depois, se precisar.

Nesta sistemática, a revisão diária do GTD consiste em reagendar a data das tarefas da semana. Pode parecer chato, mas é rápido e permite se ter uma boa visão se estamos realocando muitas coisas – o que é uma dica para se inserir menos tarefas no dia – ou se estamos com tarefas muito complexas – o que é uma dica para subdividir tarefas de modo a serem mais autoexplicativas.

Uso do GTasks1 O GTD clássico não recomenda estabelecer datas para todo tipo de tarefa, se você não tem prazo final. Apesar de entender o porquê disto – reagendamento é monótono e pode ser desanimador – nem sempre dá para avaliar e decidir entre dezenas de tarefas sem prazo e escolher o que fazer. Prefiro, ao olhar uma tarefa, já estipular quando vou fazê-la.

E se não tem data mesmo, não são tão importantes, e não devem ficar na lista principal. Porisso tarefas sem importância acabam na lista “Talvez”, que você deve ter visto na imagem mas que não comentei antes.

O problema desta lista é que é comum que as atividades nela acabem pegando poeira e nunca sejam feitas… Assim o melhor mesmo é estipular uma data de execução (que se torna uma data limite auto-imposta) e, se no dia previsto não der, reagende.

Você deve ter visto a lista intitulada “Diário” entre as outras . Se as ações tem uma data e horário fixo – compromisso assumido comigo ou com outras pessoas – um resumo da ação fica no aplicativo Agenda do Google. Se não tem data e horário fixo, fica apenas no Google Tarefas.

Uso do GTasks2 Nesta lista anoto as tarefas que já realizei – apago da lista de ações as que não preciso guardar ou movo para a lista de referências as que quero guardar. Também anoto, muitas vezes, uma reflexão do dia, tal como fiquei contente em executar uma tarefa ou concluir um projeto, como tomei uma decisão, se avancei ou atrasei em um objetivo… Esta lista Diário é uma fotografia do dia, e pode ser muito útil para uma revisão futura – saber como está indo a sua vida.

Esta sistemática é suficientemente simples para uso individual, mas também abarca uma gama considerável de tarefas, para pessoas muito ocupadas. Com algumas adaptações, usando outras funções de compartilhamento possíveis da Agenda do Google, pode até ser usada em grupos de trabalho.

Se bem que neste caso há outras alternativas melhores. Mas isto fica para outro post.

(*) Getting Things Done – “Fazendo as Coisas Acontecerem”, a sistemática do consultor americano David Allen, já comentada bastante neste blog.

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