Porque eu gosto do Google Tasks do Gmail

Ultimamente estou escrevendo pouco sobre GTD (Getting Things Done – uma das mais modernas metodologias de Organização de Tarefas no Tempo). Já há alguns posts sobre os conceitos, mas hoje vou falar do básico – a lista de tarefas.

Lista de tarefas é essencial. Se você trabalha, seja em casa ou em um escritório ou fábrica, terá uma lista, seja em em um caderno, na agenda, no computador ou, apenas, na cabeça. O GTD diz que manter uma lista em uma agenda é uma péssima idéia. Misturar compromissos (atividades marcadas no tempo) com tarefas (atividades que não tem data prefixada, mas que deverão, em algum momento, ser alocadas no tempo) acaba confundindo as coisas.

Além do mais, se você marcar as tarefas nos dias específicos – transformando-as em compromissos – com certeza não cumprirá tudo o que se prometeu. Terá o trabalho diário de reagendar as datas das tarefas para outros dias de compromissos. Isto é desgastante, se você tem mais do que dez ou vinte tarefas esperando serem feitas. Como exemplo, eu tenho mais de cem tarefas nas minhas listas, e não sou dos mais atarefados que existem. Apenas me dei ao trabalho de listar tudo, sem deixar nada oculto. No entanto, se você colocar tudo em sua agenda, é excessivo, frustrante e desanimador e você acaba deixando de fazê-lo. Assim, aos poucos, ao entrar em sua lista de tarefas, vê uma profusão de tarefas atrasadas e isso é mais desmotivante ainda. Acaba deixando de usar a lista e a agenda e perdendo as vantagens do controle total sobre suas tarefas.

Manter as listas de tarefas como apenas tarefas é mais motivante porque você mantém o controle de tudo o que deve fazer mas deixa o seu tempo flexível, para o que for possível fazer no momento. E manter as listas por contexto – pelo local onde fará as tarefas, como por exemplo Casa, Escritório, Supermercado, Garagem, ClienteX etc – fará com que fiquem razoavelmente bem organizadas. 

Em resumo, tenha listas de Tarefas e listas de Compromissos. A lista de Compromissos é um outro nome para a Agenda. Você pode usar uma agenda em papel ou de um celular ou de um programa qualquer. Eu, como uso o GMail, prefiro a agenda do Gmail, extremamente versátil. Mas ela não é o assunto de hoje. 

Assim, precisamos de um sistema que faça de forma simples e rápida listas de tarefas. Isso bem entendido, vocês devem saber que passei por vários sistemas de gerenciamento de tarefas. Sempre prefiro os online, pela garantia de acesso em qualquer lugar. Experimentei quase todos – AirSet, Toodledo, Remember The Milk, Wunderlist, Asana, Astrid, Todolist, Todo.txt etc. Há uma lista dos principais aqui, se quiser conhecê-los (1) .

Mas sempre retorno ao básico: o Google Tasks (GTask) do próprio Google, que pode ser visto (para quem tem Gmail, em https://mail.google.com/tasks/ig?pli=1  (guarde este link como um atalho em seu computador).

Não é exatamente que o GTaksk seja o melhor. Ele não tem facilidade de colocar prioridades e a transferência entre listas não é rápida. Pelo ponto de vista do GTD, não compensa o tempo gasto para decidir as prioridades de cada tarefa. Revise a lista por contexto (situação na qual está) e veja o que pode fazer e está disposto a fazer agora. Este é o lema desta metodologia.

E a vantagem em usar na mesma interface do principal sistema de webmail disponível gratuitamente hoje, o Gmail, acaba justificando colocar todos os ovos na mesma cesta. O GTasks é minimalista, bem simples – oferece pouca coisa, e, por isso, não dá trabalho para gerenciar as tarefas. A curva de aprendizagem é baixa (em uns dois dias você está sabendo usá-lo perfeitamente). Isto significa que você vai se concentrar no que tem que fazer, e não em ficar remodelando e cuidando do sistema de tarefas. O foco é o conteúdo,  não a forma.

O email é sempre, obrigatóriamente, uma caixa de entrada. E aqui eu falo de caixa de entrada na acepção do GTD – uma das essenciais origens de tarefas a serem feitas. Deixar no gmail algumas tarefas é o que a maioria faz, mas é fácil copiar o email para uma tarefa manualmente e colocar o link para o email correspondente (2)  ou criar várias tarefas. Também há diversas formas de acessar a lista de tarefas, seja no celular – uso o GTasks para Android, muito bom, estável e rápido (3) ou em outros equipamentos (4).

Em 2006 eu comecei a usar o sistema do GTD com contextos nas tags do Gmail e apresentei em um post a respeito (5). O sistema é bom, mas depois de um ano, deixei de usá-lo.

Porquê? Porque não era simples o suficiente. Quanto mais simples, mais transparente. O sistema de gerenciamento de tarefas deve ser quase invisível, e não requerer muito pensamento para manutenção. Assim, simplifiquei o sistema.

Atualmente uso, em essência, o GTasks dividido em quatro listas: Tarefas de Casa, Tarefas fora de Casa, Tarefas no Escritório e Tarefas Realizadas (Arquivadas).  Uso as siglas TC, FC, TE, RE (RE é de “Referências”, tarefas arquivadas que preciso, de vez em quando, relembrar de alguma coisa feita). Uso letras curtas pois fica mais fácil de ver no celular. Não tenho mais as listas “Telefone” e nem “Computador”, pois com o celular, notebooks e tablets, atividades como essas são feitas em qualquer lugar. 

Além do mais, o GTasks pode ser integrado à Agenda do Google (Google Calendar). Desta forma, quando precisa agendar uma data específica para fazer uma tarefa, basta marcar a data na tarefa e habilitar a visualização do calendário das tarefas no GCalendar (6). Na verdade, eu edito mais as minhas tarefas no celular ou no tablet, o que é extremamente confortável. Como os servidores do Google são muito rápidos, tenho uma garantia de  atualização e segurança que não tinha em outros sistemas.

Em resumo, invista um pouquinho de tempo para aprender o sistema e verá como ele é confortável e terá um grande controle sobre o que precisa fazer no seu tempo.

(1) http://alternativeto.net/software/google-tasks/

(2)  http://setesys.com.br/google-apps/integrar-gmail-tarefas/

(3)  https://play.google.com/store/apps/details?id=org.dayup.gtask&hl=pt_BR

(4) http://www.makeuseof.com/tag/5-ways-to-access-your-google-tasks/

(5) http://www.antonioazevedo.com.br/archives/41

(6) http://www.dicasdogoogle.com.br/como-adicionar-tarefas-google-agenda/

Para saber mais:

http://www.pcworld.com/article/226670/google_tasks_tricks.html

http://papodehomem.com.br/gmail-gtd-e-a-arte-de-fazer-o-dia-durar-48h-parte-1/

http://vidaorganizada.com/organizacao/gestao-do-tempo/aplicativos-gestao-do-tempo/testando-o-google-tarefas/

http://www.youtube.com/watch?v=wgM6KaFzZaI

Deixe um comentário

Arquivado em GTD, Produtividade

Deixe uma resposta

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s