Aprenda a usar o GTD no GMail

Este post requer algum conhecimento do sistema GTD. Se não leu o livro e nem os textos que escrevi a respeito, dê uma olhada lá antes. Aproveite os links do site. E só depois volte aqui.Voltou? Então vamos lá.

Conforme preconiza o GTD, o ideal é reduzirmos ao máximo as caixas de entrada. A idéia básica do livro é elaborarmos um só sistema confiável (trusted system) de anotações de nossas tarefas e compromissos, de forma que nos motive a mantê-lo de forma regular e nos permita retirar as tarefas da cabeça, facilitando a concentração na tarefa presente.

Neste mundo moderno, a maioria dos profissionais de escritório recebem tarefas, solicitações e demandas principalmente por três meios: email, telefone e documentos em papel. Mesmo conversações e reuniões são normalmente transcritas em documentos em papel, para serem transformadas em compromissos e tarefas específicas.

Isto significa que, na maior parte das vezes, as pessoas adotam três caixas de entrada: uma em email, uma em papel e outra para tarefas maiores, que não são documentos. E, com o tempo, uma destas “caixas de entrada” conflita com as outras… O ideal seria “traduzirmos” as informações de duas destas caixas de entrada para uma terceira, de tal sorte que a fila de entrada fosse uma só.

Das três podemos dizer que a melhor para concentrar as tarefas das outras duas em uma só caixa de entrada é usar a do email.

Porquê? Como é um sistema de alta tecnologia, seria improdutivo transcrever a maior parte das informações que entram pelo email para um outro sistema. Fazer listas de tarefas em separado ou imprimir tudo que vem pelo email é uma atitude absurda – apesar de muitos ainda trabalharem desta forma… E mesmo que utilizemos um outro sistema ht (high technology), tal como um software de lista de tarefas ou um website gerenciador de projetos, o retrabalho envolvido no copiar e colar informações de um lado para o outro é monótono, demorado e improdutivo. Acaba fazendo com que abandonemos o sistema de controle, voltando ao velho método de “apagar incêndios”…

Mesmo sistemas integrados, softwares que funcionam tal como o Outlook e dispõem de listas de tarefas, emails e calendários em um só lugar não são tão úteis, pois é complicado de usar e a maioria das pessoas não se habitua a transformar um email em uma tarefa. Seria melhor que, mesmo, cada email fosse tratado como uma tarefa, mas não deixasse de ser email. Assim, uma só interface, simples, cuidaria de tudo.

Em alguns casos, para grupos de trabalho mais organizados, um software de gerenciamento de projetos é importante. No post anterior mencionei o DotProject e o Double Choco Latte. Eu já experimentei vários sistemas online, tais como Tasktoy , AirSet , Little Wiki , Basecamp, Remember the Milk e Vo2Doo . Apesar de serem bons, todos pecam em não se integrarem completamente à entrada do email. Enviam informações para o email, até recebem dados e incluem pelo email. Mas não são, mesmo, o email. Sim, há o Relenta, que busca se agregar ao seu email, mas tomando conta dele, o que nem sempre as pessoas desejam. Para a maioria, o ideal é um sistema simples e confiável – baseado na caixa de entrada do seu próprio email.

Muitas tarefas que executamos são apenas isso: mais um email. E se não entrarem como um email, basta que você envie um email para si mesmo, detalhando e especificando a tarefa. Em resumo, transforme todas as suas listas de tarefas em emails, ao invés de transformar seus emails em listas de tarefas, e assim poderá processar todo email que entra igualmente, de forma mais rápida, sem precisar alternar a caixa de entrada.

E se precisar de um sistema lt (low technology) para lhe acompanhar nos momentos em que não dispõe de um computador, imprima uma página com os assuntos dos emails (tomando cuidado para sempre escrever assuntos auto-explicativos), ou um determinado email mais detalhado.

Além da simplicidade desta opção, há a vantagem de reduzir a curva de aprendizado: é suficiente aprender a usar bem um só sistema: o seu email. E nào precisa, se não for necessário, se esforçar em usar um sistema de gerenciamento online, a não ser que a sua empresa adote um groupware mais eficiente, que informe caminho crítico, deadlines e outras sofisticaçõeszinhas que só interessam em grandes projetos.

Dito isto, vamos falar da minha escolha como email ideal para implementar o GTD: o GMail .

Ao redor do mundo, o GMail conquistou adeptos, devido à sua facilidade como webmail, interface limpa, rapidez de uso, o prático sistema de tags, conversas incorporadas e rapidez de pesquisas. Optando por um webmail, você fica livre de um só micro. Você pode até baixar os emails, mas eu recomendo que você não faça isso, e se acostume a usar um navegador para ver os seus emails – e isso até lhe economiza espaço em micro de instalar um cliente de email e tempo e conhecimento para fazer backup de email. O GMail oferece 2,7 Gb gratuitos (até o momento), superior em espaço a muitos emails pagos. Mesmo as propagandas não são muito invasivas. Constantemente são implementados novos recursos. A partir dele você pode enviar emails como se fosse qualquer outro email – e assim poderá usar a sua Caixa de Entrada como centralizador, mesmo de seu email do trabalho. Para não ficar vendendo demais o peixe, remeto vocês à Ajuda do GMail .

Muitos early adopters optaram por usar o GMail. Pesquisando na Internet, encontrará muitos textos em Inglês sugerindo formas de adaptar o GTD ao GMail. Analisei as opções disponíveis, tais como o método descrito em GTD with GMail e também o PigPog Method , que é uma simplificação do GTD. E assim cheguei a minha formatação ideal de como usar o GTD no GMail.

Aos poucos redirecionei todas as minhas contas de email para fazerem foward no GMail. Também o utilizo como sistema de arquivos online, através da útil extensão do Firefox GSpace . Ele controla minhas tarefas, resume meus projetos, guarda minhas listas de miscelâneas e tudo o mais. No entanto, não é perfeito. Infelizmente o GMail ainda não oferece um Calendário, assim como o Yahoo . E seu sistema de contatos é simplório demais.

Utilizo uma adaptação para usá-lo também como calendário, mas sei que não é confortável para a maioria – nem para mim mesmo. Por isso, quanto a calendários e sistema de contatos, ainda utilizo mais o sistema do AirSet, que me parece mais rápido, abrangente, moderno, prático e elegante, para uso pessoal, do que o do Yahoo, Plaxo, Planzo, Elefante, Calendars.Net e outros por ai.

Abro um GMail (de qualquer computador), escrevo uma idéia e envio por e-mails específicamente montados, para mim mesmo, usando o caractere “+” para classificar o tipo de assunto. E escrevo, logo nas primeiras linhas, qual é a NA (Next Action), para aproveitar a visualização das primeiras linhas da mensagem, se possível. Ou então classifico manualmente o email que entra, marcando com a tag específica que representa a tarefa. E configuro filtros que retire da Caixa de Entrada e coloco uma tag específica da operação desejada. Estruturei tags com o classificador “!” e um número, para que sejam as primeiras na minha lista de labels e que fiquem organizadas como eu quero.

Em resumo, ficam assim as tags do GTD no GMail:

  • !1TASK Tarefas – tarefa a serem cumpridas, sejam NA (Next Action) ou não. São as tarefas ativas. – email para qual envio mensagens: meunome+task@gmail.com
  • !2CAL Calendário – tarefas e compromissos com data e hora exatas para acontecerem,como eventos, reuniões, compromissos, assuntos a executar. Apesar de tudo, o sistema de Calendário é melhor para visualizar este tipo de tarefa e esta tag é uma adaptação não muito confortável, reconheço, apenas para experimentar deixar todo o sistema no GMail. Se não se adaptar, utilize um dos sistemas de calendários mencionados antes. Mas, se quiser experimentar, especifique no assunto qual é a data e a hora, no formato “[diamesanohoraminuto]” antes do texto do assunto. Lembre de colocar a hora no formato 24 horas, e não 12 horas. Por exemplo: um assunto que começa assim: 280520062030 – Encontro com Fulano significa que no dia 28 de Maio de 2006 às 20 horas e meia eu terei um encontro com o Fulano. – email: meunome+cal@gmail.com
  • !3WAIT WaitingFor – Tarefas delegadas, isto é, em espera ou aguardando alguma informação de alguém responsável por sua realização. – email: meunome+wait@gmail.com
  • !4REF Referências – assuntos que podem ser úteis para vários projetos diferentes ou para consulta geral. – email: meunome+ref@gmail.com
  • !5READ Para Leitura – emails para serem lidos com cuidado – mas já foram abertos e verificados que não há nenhuma tarefa urgente neles. A rigor, deveriam ficar em task, snooze, maybe. Mas como se lê muito em email, abri uma só para ela, para não sobrecarregar as outras pastas. – email: meunome+read@gmail.com
  • !6SNZ Snooze (Soneca) – adiado para revisar futuramente. São atividades que, devido ao Contexto, Energia, Prioridade e Prazo, você opta por não fazer por enquanto. Mas não quer colocar em Maybe, pois tem a intenção de fazê-las, mas nem tem tempo de analisá-las agora. Uso isso para muitos emails que ainda não analisei se faço algo ou não. Para estes não envio email. Quando estou com muitos emails para depurar, envio-os provisóriamente para esta tag, para facilitar a limpeza da Caixa de Entrada. Pode acontecer se eu volto de uma viagem, por exemplo, e fiquei vários dias sem verificar o email.
  • !7MAYBE Maybe/Someday – Talvez/Algum dia – para tarefas que ainda não tomei a decisão de fazer e espero as contingências mudarem para saber se encaixo em minhas tarefas – email: meunome+maybe@gmail.com.

Qual é o meu procedimento do GTD?

Limpo toda a Caixa de Entrada, do email mais antigo para o mais novo. Coloco tudo em suas tags específicas. Se tiver MUITA COISA para rever, e não dá tempo, aplico a tag !6SNZ aos que sobraram e arquivo-os. Os novos snooze ficarão por cima, e com o tempo vou baixando a lista, dos mais antigos para os mais novos. O ideal é chegar ao zero, e usar esta tag apenas em emergências.A cada dia faço a Coleta, processando os emails para as tags mencionadas, depois arquivando-os. Se tenho algo em mente, ou em papel, ou alguma demanda que entrou por telefone ou de outra maneira qualquer, envio um email para mim mesmo (uma espécie de “auto-foward”), seguindo os emails citados, que já estão configurados por filtros. Eles caem direto nas tags, evitando a Caixa de Entrada.

Na fase de Processamento, se uma pessoa me envia um email com uma ou várias tarefas relacionadas mas acho o email pouco explicativo, ao invés de apenas colocá-lo na tag, posso fazer foward dele para mim mesmo, especificando no assunto ou no início do email a tarefa (ou vários, para várias tarefas), e arquivo ou apago o email original.

Utilizo a estrela para marcar, na lista de !1TASK, as tarefas que serão feitas hoje ou agora – as NA (Next Action), tal como Bryan Murdaugh ensina em seu “GTD with GMail”.

No entanto, o sistema que ele usa, de tags para Ações e tags para Referências de cada projeto me parece de difícil manipulação. Optei por manter o sistema mais simples: utilizo apenas as tags de tipo de atividade, listadas acima, e as tags de contexto: @TEL @Casa @Rua @Net @Comp. Você poderá acrescentar ou retirar, ao seu critério, dependendo de quais contextos são importantes para você.

Na prática, uso pouco as tags de contexto, pois a visualização pela estrela já é suficiente para avaliar o que precisamos fazer. Quando há várias atividades para serem feitas longe de um computador, ou muitos telefonemas para dar, aí sim faço uma rápida marcação da tag @Rua ou da tag @Tel, entro nesta tag e seleciono a lista das mensagens. Se precisar imprimir, posso imprimir daí ou copiá-las para um editor de texto simples (uso o Kedit no Linux), pois assim reformato ao meu gosto. Se houver alguma mensagem com algum detalhamento importante, imprimo a mensagem em separado e saio com ela.

Não crio um email para listar cada Tarefa, como Bryan ensina. Ao contrário, incluo na Assinatura do email um pequeno formulário, que posso apagar manualmente quando envio uma mensagem com outros fins do que manipular o meu GTD no GMail:

———————-
Next Actions:
Context (Place):
Project/ Goals (5W2H):
Plan (Steps):
History:
Notes:
———————-

Nesta assinatura, que vira cabeçalho do email, que redireciono para mim mesmo, acrescento as várias tarefas, em Plan (Steps), e listo o Projeto e suas Metas (Goals – Objetivo/Meta – como você saberá que alcançou o objetivo ), se possível usando o critério 5W2H – What (O quê), Who (Quem), When (Quando), Where (Onde), Why (Porquê), How (Como), How much (Quanto / Quanto custa).

Depois que acaba a fase de Processamento, vou para a tag Estrela para começar a executar as tarefas estreladas. E deu para notar que tenho que fazer foward da mensagem para mim mesmo, quando a cumpro, como também para editar a NA, a History (histórico das já completadas e o que aconteceu) e as Notes (informações adicionais úteis, que podem ser utilizadas. Na verdade é parte do Projeto, mas ficam com o passo a passo da Tarefa, para facilitar).

É fácil e rápido fazer isso, principalmente se você já sabe trabalhar com atalhos de teclado no GMail, usando “f” para foward e os atalhos de copiar e colar. E as mensagens do GMail podem ser destacadas da página, caso seja necessário pesquisar em outras mensagens para juntar ou dividir tarefas. Há um trabalho maior em anotar no email, mas em compensação fica tudo em um só sistema, e de fácil pesquisa.

Mas o ideal é que o GMail permitisse a edição dos emails. Afinal, emails não assinados digitalmente e nem criptografados podem ser modificados manualmente, por quem sabe como fazer isso. Isto é, quem quiser falsear um email, consegue. Então, porquê fingir que isso não é possível, obrigando-nos a editar um email através de “foward”, só para limpar sujeiras, retirar anexos desnecessários ou organizar melhor o texto do que deve ser feito? É melhor que as pessoas que quisessem preservar o email como um documento aprendessem a usar assinatura digital, e deixássemos o email do dia a dia apenas como uma peça de informação simples, e por isso editável.

Agora que o GMail adquiriu o Writely, um excelente sistema de escrever online, seria uma ótima forma de integrar os dois projetos, para que todo email se tornasse um documento editável. Eu mandei uma sugestão neste sentido para o GMail, mas se muitas pessoas sentissem a necessidade deste recurso, seria mais provável que fosse implementado… Se você usar este sistema, e gostar dele, envie uma sugestão para o GMail para que as mensagens sejam editáveis.

Pode ser que agora se pergunte: você não usa nenhuma tag para Referências de Projetos ou deixa todas as referências em !4REF? Sim, uso tags de Projetos, não específicamente tags com Referências. Em !4REF só deixo referências gerais, de consulta frequente, não por Projeto. A medida que os emails com as tarefas vão se realizando, coloco uma tag de projeto e retiro a tag específica de GTD, o que significa que estou arquivando. Ou então, apenas, retiro a tag de GTD, deixando as tarefas acessíveis apenas por pesquisa, ou em “Todos os Emails”. Se for uma tarefa sem importância, apago o email.

Eu tento manter o uso de tags adicionais por Projetos no mínimo possível, pois com a facilidade de pesquisa do GMail, é muito mais fácil localizar uma mensagem pesquisando, do que procurando em tags. Assim, ao invés de tags para cada cliente e assuntos prediletos, que é o que a maioria cria no GMail, eu só abro tags genéricas, tais como as abaixo:
MTrabalho – meus trabalho diário que executo.
MEmails – meus emails de contatos para cadastrar em minha lista de CRM. Taí outro tipo de assunto que deveria ficar em !2TASK ou em !6SNZ, mas é tão volumoso que preferi abrir uma pasta própria. Recebemos muitos emails para utilizar – precisamos cadastrar em nossos contatos, para atualizar nosso banco de dados. Mas eles ficam perdidos entre muitos emails. Preferi abrir uma tag só para eles.
MCursos – meus cursos que estão sendo organizados.
MDesign – meus trabalhos de design e webdesign.
Amigos – papos informais com meus amigos.
Listas – listas de discussão que modero ou participo.
E outras tags específicas, que acabei criando porque demandam muito trabalho regular.

Futuramente, se o Google permitir várias assinaturas, ou, conforme a minha sugestão, tornar a mensagem editável e mais a inclusão de um calendário, o sistema GTD estará totalmente confortável dentro dele. Mesmo assim, terei que ainda ficar com a lista de contatos em outro sistema… A dobradinha GMail / AirSet ainda é a melhor pedida, hoje em dia.

Adição: Postei esta mensagem no dia 3 de Abril e a partir do dia 12 de Abril o Google apresenta o seu serviço de Calendário… É um sistema muito rápido, também em AJAX, assim como o GMail e de uso bem intuitivo, como tudo que o Google faz.

Encontrei algumas dificuldades de visualização no sistema de impressão, que não é tão bom quanto o do AirSet, mas, em compensação, há enormes vantagens em utilizar em conjunto o GMail e o GCalendar: uma opção nas mensagens do GMail permite transformar um assunto de email diretamente em um evento no Calendário.

Você não precisa ter o GMail para usar o Google Calendar, mas o ideal é usar os dois serviços juntos. Para se cadastrar, visite o endereço http://calendar.google.com. Na hora do cadastro, ele pergunta se deseja usá-lo de forma independente ou conectado a uma conta do GMail. Escolha a sua conta do GMail (caso tenha mais de uma), para conectar o GCalendar a ela.

Vou usar por um mês e depois conto aqui minhas experiências.

2 Comentários

Arquivado em GTD

2 Respostas para “Aprenda a usar o GTD no GMail

  1. Enoch!

    … Mas assinatura digital ainda é muito caro… Sabe de alguma alternativa mais em conta?

    Azevedo, parabéns pelo artigo!

    A minha organização dos e-mails ainda não está completamente funcional, mas penso no e-mail como parte integrante, e não a base do meu sistema…

    Basicamente, no Gmail, tenho as tags @Ação, @Em_Espera, @Ler/Revisar e @Algum dia/talvez. O que for material de referência, simplesmente arquivo.

  2. Azevedo

    O seu método é bom, Enoch. Tudo depende do volume de emails que você recebe. As suas tags são básicamente as mesmas que as minhas.

    A base de meu processo é o e-mail porque, hoje em dia, o e-mail é a principal fonte de comunicação profissional. Mesmo telefonemas e reuniões de negócios são formalizados, depois, por e-mail.

    Você é bem organizado, não precisou de uma tag Snooze (mas acredito que ela beneficiará muita gente, como já me foi útil) e sobre a tag Cal eu mesmo considero uma experiência, e não um método perfeito. E se você arquiva sem tags, a pesquisa do GMail já serve muito bem para buscar informações.

    Quanto à certificação e assinatura digital, várias entidades menores estão criando certificações – por exemplo, a OAB (Ordem dos Advogados), está oferecendo uma assinatura digital para todos os advogados, com o objetivo de uso apenas em processos em trâmite. E sem nenhum custo adicional. E esta iniciativa tende a se difundir rápido, pois os Correios estão estudando a possibilidade de oferecer uma assinatura digital bem barata. Vale a pena ler sobre isso.

    Mas não é preciso esperar, se você não precisa, mesmo, de uma assinatura de cartório, e sim tratar de assuntos de negócios. É possível instalar gratuitamente o software PGP (Pretty Good Privacy) em seu programa de email (o Thunderbird aceita isso) e criar uma chave pública e uma chave privada pessoal. Mesmo sem uma entidade certificadora de grande porte atestando, poderá, no futuro, provar se um email que dizem que é seu foi alterado ou não. Pesquise na Internet sobre PGP.

    O problema, neste caso, é que ainda não é possível assinar digitalmente uma mensagem por webmail. Teria que enviá-la de um cliente de email de um micro onde estivesse instalada a assinatura digital. Mas seria possível, por exemplo, carregar a chave em um chaveiro USB, caso fosse necessário usar em vários lugares.

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