GTD, Produtividade

Como utilizar um sistema online para arquivar os seus dados

Algumas vezes já me perguntaram porque eu uso somente sistemas online para controlar as minhas tarefas. A razão é clara: não se pode confiar em microcomputadores.

Como assim? O mais importante no computador são os dados, não o hardware em si. Pifar um processador, uma memória, uma placa de vídeo, é apenas dinheiro, e pode ser substituida. Mas quando quebra um disco rígido, isto não. São horas, dias, meses e anos de informações, e as vezes um trabalho extremamente valioso. Por isso não confio em microcomputadores para arquivar dados, mesmo que não sejam críticos.

Um microcomputador – sobretudo os caseiros – não tem sistemas de backup eficientes. Toma muito tempo organizar os arquivos, copiar para CD-RW ou mesmo utilizar um sistema de backup semi-profissional, com fitas DAT.

O único sistema que realmente funciona é utilizar discos rígidos RAID, com replicação simultânea, e ainda backup em fita em paralelo. E quem vai fazer isto? É muito custoso para uma pessoa física. Mesmo a maioria das pequenas empresas não pode pagar por um sistema destes… Só é válido para os grandes sistemas profissionais.

Por isto, já a mais de um ano desisti de arquivar os meus dados em micros caseiros. Optei por utilizar sistemas online de manutenção de informações. Coloquei todo o meu home office como um escritório virtual, em sistemas como esse. Faço a assinatura de um sistema pago – que na verdade é um hospedeiro de páginas, como qualquer outro, mas que permite fazer upload de arquivos com criptografia e me fornece 1 GB de hospedagem.

Mas o que pretendo colocar aqui são as alternativas que não precisam ser pagas. As opções abaixo lhe permitem ter um calendário online, um sistema de controle de tarefas, lista de contatos, weblinks, um perfeito escritório virtual. Achei melhor do que criar e ficar gerenciando o meu próprio sistema de contatos – isto, é claro, pois não pretendo ganhar dinheiro com isso, e sim apenas ensinando a usar…

Se você gosta de um bom controle de Calendário, Tarefas, WebLinks, Lista de Contatos, o melhor que achei foi o AirSet. É gratuito pela Internet, e só paga se usar pelo celular. Nos EUA ele permite você gerenciar todo o seu escritório virtual via celular. Mas aqui no Brasil, de graça, já posso facilmente controlar todas as minhas tarefas. Visite e se cadastre em http://airset.com .

Há uma outra alternativa muito boa, o DashBoard/BackPackIt. Este usa um sistema Wiki e facilita bastante o controle de tarefas. Usei-o bastante, até passar para o AirSet. Visite e se cadastre em http://backpackit.com/ .

Como terceira opção, com um uso um pouco estranho – no estilo “faça você mesmo”, onde você escolhe cada módulo e escreve como quiser, existe também o Jot. Mas este oferece muito pouco na opção gratuita. De qualquer forma, se quiser experimentar, vá até http://jot.com .

Nas opções gratuitas você não pode guardar arquivos online. Foi por isso que acabei usando uma alternativa de arquivos à parte. Mas, se quiser, você pode usar o 4Shared, em http://www.4shared.com , que lhe disponibiliza 100 Mb gratuitamente, ou então usar uma conta de GMail como um arquivo adicional, com o máximo de 2,5 Gb, aproximadamente. Não é perfeito, mas se quiser um HD online totalmente gerenciável, terá que procurar um hospedeiro e pagar por mês.

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